Privacyverklaring BSBB vzw

Belgische School voor Boomverzorging en Boombeheer vzw

Versie 1.0 – Laatste update: 8 oktober 2026

1. Algemeen

De Belgische School voor Boomverzorging en Boombeheer vzw (hierna "BSBB", "wij" of "ons") hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van haar websitebezoekers, cursisten, examenkandidaten, klanten en andere betrokkenen.

Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke Europese en Belgische wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, hierna "AVG" of "GDPR") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, hoelang wij ze bewaren, met wie wij ze eventueel delen en welke rechten u heeft.

Deze verklaring is van toepassing op onze website www.bsbb.be en op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze opleidingen, cursussen, examens, evenementen en dienstverlening.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Belgische School voor Boomverzorging en Boombeheer vzw (BSBB)

Adres: Rummenweg 59, 3540 Herk-de-Stad, België
Ondernemingsnummer: BE0544.600.560
E-mailadres: info@bsbb.be
Telefoon: +32 (0)13 46 16 10
Website: www.bsbb.be

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u ons contacteren via info@bsbb.be.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met BSBB kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

3.1. Identificatie- en contactgegevens

Voornaam en achternaam.
Adres en woonplaats.
E-mailadres.
Telefoonnummer.
Geboortedatum, wanneer noodzakelijk.
Bedrijfsnaam, ondernemingsnummer en facturatiegegevens.
Andere informatie die u vrijwillig aan ons bezorgt.

3.2. Inschrijvings- en opleidingsgegevens

Wanneer u zich inschrijft voor een opleiding, cursus, workshop of examen kunnen wij bijkomend gegevens verwerken, waaronder:

Gekozen opleiding en opleidingsperiode.
Inschrijvingsdatum en inschrijvingsstatus.
Aanwezigheden en opleidingsvoortgang.
Relevante beroepskwalificaties en voorkennis.
Examenresultaten en behaalde kwalificaties.
Uitgereikte attesten en certificaten.
Administratieve communicatie over uw opleiding.

Wanneer bepaalde gegevens noodzakelijk zijn voor de organisatie van examens of de uitreiking van officieel erkende certificaten, kunnen deze eveneens worden verwerkt.

3.3. Financiële en administratieve gegevens

Voor inschrijvingen, facturatie en administratieve opvolging kunnen wij verwerken:

Facturatiegegevens.
Factuurnummers en betalingsstatus.
Betalingshistoriek.
Gegevens over afbetalingsregelingen.
Informatie die noodzakelijk is voor subsidieaanvragen en opleidingssteun.

Wij bewaren geen volledige betaalkaartgegevens wanneer betalingen via een externe betalingsdienstverlener worden uitgevoerd.

3.4. Websitegegevens

Bij een bezoek aan onze website kunnen bepaalde technische gegevens worden verwerkt, zoals:

IP-adres.
Browsertype en besturingssysteem.
Bezochte pagina's.
Datum en tijdstip van het bezoek.
Technische loggegevens.
Cookievoorkeuren.

Voor zover BSBB statistische of marketingtechnologie gebruikt, kunnen aanvullende gegevens worden verwerkt overeenkomstig uw cookievoorkeuren.

3.5. Communicatiegegevens

Wanneer u ons contacteert via e-mail, telefoon, contactformulieren of andere communicatiekanalen, kunnen wij uw contactgegevens en de inhoud van de communicatie verwerken om uw vraag te beantwoorden en de verdere opvolging te verzekeren.

3.6. Beeldmateriaal

Tijdens opleidingen, praktijklessen, examens of evenementen kunnen foto's en video's worden gemaakt.

Wanneer personen herkenbaar in beeld worden gebracht, behandelen wij het beeldmateriaal overeenkomstig de toepasselijke privacyregels en het recht op afbeelding.

Voor het gericht publiceren van herkenbare beelden voor promotionele doeleinden vragen wij waar nodig voorafgaande, specifieke toestemming.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden.

DoeleindeRechtsgrond

Inschrijvingen voor opleidingen en examens verwerkenUitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen

Opleidingen organiseren en deelnemers administratief begeleidenUitvoering van een overeenkomst

Aanwezigheden, evaluaties en examenresultaten registrerenUitvoering van een overeenkomst en, waar toepasselijk, wettelijke verplichtingen

Attesten en certificaten opstellen en beherenUitvoering van een overeenkomst en eventuele wettelijke of certificeringsverplichtingen

Facturen opstellen en boekhouding bijhoudenWettelijke verplichting

Betalingen en openstaande facturen opvolgenUitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang

Subsidiedossiers en opleidingssteun administrerenUitvoering van een overeenkomst en toepasselijke wettelijke verplichtingen

Contactaanvragen beantwoordenPrecontractuele maatregelen of gerechtvaardigd belang

Nieuwsbrieven en commerciële e-mails versturenToestemming of een toepasselijke wettelijke uitzondering voor bestaande klanten

Websitebeveiliging en het voorkomen van misbruikGerechtvaardigd belang

Niet-noodzakelijke cookies en trackers gebruikenVoorafgaande toestemming

Promotionele foto's en video's van herkenbare personen publicerenToestemming of een andere aantoonbaar toepasselijke rechtsgrond

Juridische geschillen behandelen en rechten verdedigenGerechtvaardigd belang

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, maken wij een afweging tussen onze belangen en uw rechten en vrijheden.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de oorspronkelijke reden waarvoor ze werden verzameld.

5. Inschrijvingen, opleidingen en examens

Wanneer u zich inschrijft bij BSBB, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn voor het beheer en de uitvoering van uw inschrijving.

Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor:

Het bevestigen van uw inschrijving.
Het verstrekken van praktische opleidingsinformatie.
Het opstellen en verzenden van facturen.
Het registreren van aanwezigheden.
Het opvolgen van uw opleidingsresultaten.
Het organiseren van examens.
Het afleveren en administreren van attesten en certificaten.
Het naleven van toepasselijke opleidings- en certificeringsverplichtingen.

Indien een opleiding of examen onder toezicht staat van een externe certificeringsinstantie, kan het noodzakelijk zijn bepaalde gegevens aan deze instantie door te geven.

Wij beperken dergelijke doorgiften tot de gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel.

Wanneer verplichte inschrijvingsgegevens ontbreken, kan BSBB uw inschrijving mogelijk niet verwerken of de gevraagde dienstverlening niet uitvoeren.

6. Nieuwsbrieven en marketingcommunicatie

BSBB kan elektronische nieuwsbrieven en berichten versturen over opleidingen, cursussen, examens, evenementen en andere activiteiten.

Wanneer hiervoor toestemming vereist is, vragen wij die vooraf op een duidelijke en vrijwillige manier.

Bij bestaande klanten kunnen wij, voor zover wettelijk toegestaan, informatie versturen over eigen gelijkaardige opleidingen of diensten.

U kunt zich op elk moment afmelden via de uitschrijflink in onze e-mails of door een bericht te sturen naar info@bsbb.be.

Het intrekken van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Wij verkopen geen persoonsgegevens of mailinglijsten aan derden.

7. Foto's, video's en sociale media

BSBB kan tijdens opleidingen, praktijklessen en evenementen foto's en videobeelden maken voor educatieve, informatieve of promotionele doeleinden.

Voor het gericht gebruik van herkenbare beelden van deelnemers voor publicatie op onze website, sociale media of andere promotiekanalen vragen wij waar nodig afzonderlijke toestemming.

Toestemming voor promotioneel beeldgebruik is vrijwillig en staat los van de mogelijkheid om aan een opleiding deel te nemen.

U kunt uw toestemming voor toekomstig gebruik intrekken door contact op te nemen via info@bsbb.be.

Wij zullen een gerechtvaardigd verzoek tot verwijdering behandelen en beelden waar nodig verwijderen van de kanalen die wij zelf beheren. Wanneer beelden reeds door derden werden gedeeld of opgeslagen, kunnen wij de volledige verwijdering daarvan niet altijd garanderen.

Bij publicatie van beelden op sociale media kunnen ook de privacyvoorwaarden van de betrokken platforms van toepassing zijn.

8. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en mogelijk vergelijkbare technologieën.

Cookies zijn kleine gegevensbestanden die door een website op uw apparaat kunnen worden opgeslagen.

Afhankelijk van de daadwerkelijke configuratie van onze website kunnen de volgende categorieën worden gebruikt:

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zorgen ervoor dat de website correct en veilig functioneert, bijvoorbeeld voor sessiebeheer, beveiliging en het onthouden van cookievoorkeuren.

Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.

Analytische cookies

Analytische cookies kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om de werking en gebruiksvriendelijkheid te verbeteren.

Wanneer deze cookies niet strikt noodzakelijk zijn, worden ze enkel gebruikt nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven.

Marketingcookies

Marketingcookies kunnen worden gebruikt voor het meten van reclamecampagnes of het aanbieden van relevante advertenties.

Deze cookies worden uitsluitend geplaatst of uitgelezen na uw voorafgaande toestemming.

Cookies van derden

Bepaalde geïntegreerde diensten, zoals videospelers, externe formulieren of socialemediatoepassingen, kunnen cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken.

Voor niet-noodzakelijke cookies van derden vragen wij vooraf toestemming.

U kunt niet-noodzakelijke cookies accepteren, weigeren en uw voorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen van onze website.

Het intrekken van uw toestemming moet even eenvoudig mogelijk zijn als het geven ervan.

Meer gedetailleerde informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies, de betrokken aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen wordt opgenomen in ons cookiebeleid.

9. Met wie delen wij persoonsgegevens?

BSBB deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, wanneer er een geldige rechtsgrond bestaat of wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.

Afhankelijk van de gebruikte diensten kunnen wij persoonsgegevens delen met:

IT- en hostingdienstverleners, waaronder de beheerder van ons websiteplatform.
Leveranciers van administratie-, opleidings- en communicatiesoftware.
Boekhouders en financiële dienstverleners.
Betalingsdienstverleners.
Externe examinatoren en certificeringsinstanties.
Overheidsinstanties die betrokken zijn bij subsidies, opleidingssteun of wettelijke controles.
Bevoegde gerechtelijke of administratieve instanties wanneer dit wettelijk vereist is.

Met partijen die als verwerker namens BSBB persoonsgegevens verwerken, sluiten wij de vereiste verwerkersovereenkomsten.

Wij verstrekken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor de uitvoering van hun opdracht.

10. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Voor bepaalde digitale diensten kan BSBB gebruikmaken van leveranciers die persoonsgegevens verwerken of toegankelijk maken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EER, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldig doorgiftemechanisme bestaat overeenkomstig de AVG.

Dit kan onder meer gebeuren op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met bijkomende maatregelen waar nodig.

Meer informatie over de toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via info@bsbb.be.

11. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

BSBB bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

Wij hanteren bewaartermijnen op basis van de aard van de gegevens, de toepasselijke wettelijke verplichtingen, certificeringsvereisten en eventuele verjaringstermijnen.

In het bijzonder geldt:

Contactaanvragen: zolang nodig voor de behandeling en redelijke opvolging van de vraag.
Inschrijvings- en opleidingsgegevens: gedurende de opleiding en vervolgens zolang noodzakelijk voor administratieve opvolging, contractuele verplichtingen en eventuele geschillen.
Examenresultaten en certificeringsgegevens: zolang noodzakelijk voor het aantonen, controleren of beheren van behaalde kwalificaties, rekening houdend met toepasselijke certificeringsregels.
Facturen en boekhoudkundige gegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
Nieuwsbriefgegevens: zolang u ingeschreven bent of totdat u zich afmeldt, behoudens een beperkte registratie om uw uitschrijving te respecteren.
Foto's en video's: zolang noodzakelijk voor het gerechtvaardigde publicatie- of archiveringsdoel, met respect voor de toepasselijke rechten van betrokkenen.
Technische gegevens en cookies: overeenkomstig de noodzakelijke technische bewaartermijnen en de termijnen in het cookiebeleid.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring rechtmatig en noodzakelijk is.

12. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

BSBB neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging, wijziging of openbaarmaking.

Deze maatregelen omvatten, waar passend:

Beveiligde toegang tot digitale systemen.
Beperking van toegangsrechten tot bevoegde personen.
Gebruik van beveiligde verbindingen.
Passende wachtwoord- en accountbeveiliging.
Back-ups en technische beveiligingsmaatregelen.
Vertrouwelijke behandeling van cursisten- en klantgegevens.
Afspraken met externe dienstverleners over gegevensbescherming.

Wij evalueren onze beveiligingsmaatregelen rekening houdend met de aard van de gegevens en de risico's van de verwerking.

13. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG heeft u, binnen de toepasselijke wettelijke voorwaarden, de volgende rechten:

Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens BSBB van u verwerkt.

Recht op rectificatie: u kunt onjuiste persoonsgegevens laten verbeteren of onvolledige gegevens laten aanvullen.

Recht op gegevenswissing: u kunt in bepaalde gevallen verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking: u kunt onder bepaalde voorwaarden vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.

Recht op overdraagbaarheid: u kunt in de wettelijk voorziene gevallen vragen om persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen.

Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang. Tegen verwerking voor direct marketing kunt u zich op elk moment verzetten.

Recht om toestemming in te trekken: wanneer een verwerking op toestemming gebaseerd is, kunt u deze op elk moment intrekken.

Rechten inzake geautomatiseerde besluitvorming: u geniet de bescherming die de AVG biedt bij uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of u anderszins aanmerkelijk treffen.

U kunt uw verzoek richten aan info@bsbb.be.

Wij behandelen uw aanvraag in beginsel binnen één maand na ontvangst. Wanneer de AVG dit toestaat, kan deze termijn wegens complexiteit of het aantal verzoeken met maximaal twee maanden worden verlengd. U wordt daarover tijdig geïnformeerd.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij zo nodig aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

14. Recht om een klacht in te dienen

Wanneer u van mening bent dat BSBB uw persoonsgegevens niet correct verwerkt, verzoeken wij u om eerst contact op te nemen via info@bsbb.be, zodat wij uw vraag kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kunt ook een klacht indienen bij een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit overeenkomstig de AVG.

15. Persoonsgegevens van minderjarigen

Onze opleidingen en activiteiten zijn voornamelijk gericht op volwassenen en personen die een beroepsopleiding volgen.

Wanneer minderjarigen deelnemen aan activiteiten van BSBB, verwerken wij hun persoonsgegevens met passende aandacht voor hun leeftijd, rechten en belangen.

Wanneer toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist is, zullen wij deze toestemming vragen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

16. Externe websites en diensten

Onze website kan verwijzingen bevatten naar websites en diensten van derden, bijvoorbeeld certificeringsorganisaties, overheidsdiensten, opleidingspartners of socialemediaplatforms.

BSBB is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van externe websites die zelfstandig persoonsgegevens verwerken.

Wij raden aan om ook de privacyverklaring van deze externe partijen te raadplegen.

17. Geautomatiseerde besluitvorming

BSBB neemt in het kader van de normale inschrijvings-, opleidings- en examenadministratie geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen anderszins aanmerkelijk treffen.

Wanneer dit in de toekomst zou veranderen, zullen wij de betrokkenen vooraf informeren overeenkomstig de AVG.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

BSBB kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de wetgeving, onze dienstverlening of de verwerking van persoonsgegevens verandert.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.bsbb.be.

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij betrokkenen, waar wettelijk vereist, op passende wijze informeren.

19. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop BSBB persoonsgegevens verwerkt?

Neem dan contact met ons op.

Belgische School voor Boomverzorging en Boombeheer vzw

Rummenweg 59
3540 Herk-de-Stad
België

E-mail: info@bsbb.be
Website: www.bsbb.be

Deze privacyverklaring is opgesteld met als uitgangspunt de Europese AVG/GDPR en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.